Гарячий вересень на елеваторі: як уникнути простоїв зерновозів та автоматизувати е-ТТН

Вересень на елеваторі — це десятки зерновозів, щільний графік приймання, постійна координація водіїв і великий потік документів. Один автомобіль прибув раніше, інший затримався в дорозі, третій очікує оформлення товарно-транспортної накладної. Кожна така зміна впливає на роботу вагової, лабораторії, операторів, логістів і бухгалтерії.

У піковий період швидкість залежить від узгодженості всього процесу. Елеватору важливо заздалегідь бачити запланований транспорт, водієві — знати свій час прибуття, логісту — контролювати чергу, а відповідальним працівникам — оперативно створювати та підписувати документи.

Ці завдання можна поєднати в одному цифровому сценарії за допомогою AP Elevator Queue та е-ТТН від AP Group.

Де виникають простої в сезон

Черга біля елеватора часто є наслідком кількох процесів, які працюють окремо.

Логіст координує водіїв телефоном або в месенджерах. Час прибуття змінюється протягом дня. Працівники елеватора бачать фактичний потік транспорту вже під час його прибуття. Дані для товарно-транспортних накладних передаються між кількома учасниками, а виправлення в документах потребують додаткового часу.

У результаті зерновоз може бути готовим до вивантаження, проте його місце в черзі ще уточнюється або документ очікує на підпис. Машина простоює, водій витрачає робочий час, а наступні рейси зміщуються.

Цифрова організація процесу допомагає керувати трьома ключовими складовими:

• часом прибуття транспорту;
• послідовністю обслуговування;
• документальним супроводом перевезення.

AP Elevator Queue: кожен зерновоз має свій час

AP Elevator Queue — це система електронного бронювання черги на елеваторі. Водії та поклажодавці працюють через Telegram-бот, а працівники елеватора керують потоком транспорту у вебзастосунку.

Під час бронювання компанія обирає елеватор, культуру, тип автомобіля, водія, дату та доступний час. Система підтримує окремі черги на ввіз і вивіз зерна.

Водій отримує інформацію про свій слот і бачить актуальний стан черги. Логіст контролює водіїв та рейси в одному кабінеті. Елеватор заздалегідь бачить заплановане навантаження й може рівномірніше розподіляти транспорт протягом робочого дня.

Це створює зрозумілий порядок для всіх учасників:

1. Компанія бронює час.
2. Водій отримує слот.
3. Елеватор бачить заплановане прибуття.
4. Черга оновлюється в цифровому форматі.
5. Працівники контролюють ввіз і вивіз через вебзастосунок.

Телефонні дзвінки поступаються місцем єдиному графіку, а потік зерновозів стає прогнозованішим.

е-ТТН: документ рухається разом із вантажем

Організована черга вирішує питання часу прибуття. Наступний важливий етап — оформлення товарно-транспортної накладної.

е-ТТН від AP Group — це цифровий сервіс для створення, обміну, редагування та підписання товарно-транспортних накладних. Він об’єднує в одному процесі вантажовідправника, перевізника, водія та вантажоодержувача.

Користувач створює документ у системі, додає інформацію про учасників перевезення, транспорт, вантаж і точки завантаження та розвантаження. Частина даних заповнюється автоматично. Усі зміни зберігаються в одному актуальному документі.

Сервіс дає змогу:

• створювати ТТН онлайн;
• переглядати чернетки та готові документи;
• редагувати реквізити, дані про транспорт і вантаж;
• контролювати статус перевезення;
• переглядати документ у PDF;
• підписувати ТТН за допомогою КЕП або Дія.Підпису;
• інтегрувати сервіс з ERP компанії через API.

Водієві потрібні смартфон і доступний у компанії спосіб електронного підписання. Інформація про документ і його статус залишається доступною відповідальним учасникам процесу.

Вартість користування сервісом становить 7,20 грн за одну ТТН. Для компаній, які щомісяця оформлюють близько 100 накладних або більший обсяг документів, цифровий процес дає особливо відчутний ефект у роботі логістів, бухгалтерів, водіїв і працівників складу.

Як виглядає один цифровий рейс

Розглянемо типовий сценарій доставки зерна на елеватор.

1. Бронювання

Поклажодавець обирає елеватор, культуру, автомобіль, водія, дату та час прибуття в AP Elevator Queue.

2. Підготовка документа

Відповідальний працівник створює е-ТТН, додає учасників перевезення, інформацію про вантаж, транспорт і маршрут.

3. Підписання

Учасники перевезення підписують документ електронним підписом відповідно до свого етапу та ролі.

4. Прибуття на елеватор

Водій прибуває у заброньований час. Працівники елеватора вже бачать автомобіль у черзі та можуть планувати його обслуговування.

5. Оновлення статусу

Після проходження відповідного етапу статус перевезення змінюється в системі. Учасники бачать актуальний стан документа та вантажу.

Таким чином, фізичний рух зерновоза і цифровий рух документа проходять синхронно.

Що отримує агрокомпанія

Поєднання електронної черги та е-ТТН створює цілісний процес, у якому кожен учасник розуміє свою наступну дію.

Для компанії це означає:

• прогнозоване прибуття зерновозів;
• рівномірніше навантаження на елеватор;
• швидшу координацію водіїв;
• актуальну інформацію про чергу;
• централізовану роботу з документами;
• прозорий процес погодження та підписання;
• швидкий пошук потрібної ТТН;
• контроль статусів перевезення;
• дані для подальшого аналізу логістики.

Керівник бачить загальну картину. Логіст керує транспортним потоком. Водій отримує чіткий час і потрібний документ. Елеватор планує приймання. Бухгалтерія працює з актуальними даними.

Готуватися до пікового навантаження варто заздалегідь

Цифровізація елеваторної логістики починається з опису поточного процесу: як компанія бронює час, координує водіїв, оформлює ТТН і передає інформацію між учасниками перевезення.

Після цього команда AP Digitals налаштовує рішення відповідно до ролей користувачів, структури компанії та наявних інформаційних систем. Також команда проводить навчання працівників і супроводжує запуск.

Вересневий потік зерновозів стає керованим, коли транспорт, черга та документи працюють як частини одного процесу.

AP Elevator Queue допомагає планувати прибуття транспорту, а е-ТТН від AP Group переводить оформлення й підписання накладних у цифровий формат.

Залиште запит на демо, щоб оцінити можливості рішень для вашого елеватора або агрокомпанії.